In sintesi
- Quando le persone passano tra società con contratti nazionali diversi, cambiano insieme unità, posizioni, responsabili, procure e regole retributive.
- Lo scenario si prepara in un ambiente di simulazione separato, senza toccare i dati reali.
- Le modifiche si registrano una volta, con una data di decorrenza: da quel giorno valgono per tutti i processi.
- Ogni popolazione resta nel proprio processo retributivo, con regole proprie, sugli stessi dati del personale.
La gestione dell’organizzazione aziendale in un gruppo con più società si complica quando una riorganizzazione sposta persone da un contratto nazionale a un altro. È il caso tipico di una riorganizzazione tra società dello stesso gruppo. Questo esempio è per chi in HR e nell’ufficio organizzazione imposta la fase esecutiva in grandi organizzazioni con più contratti nazionali. Racconta, passo per passo, come si porta il nuovo disegno nei dati. Esempio tipo: il caso è costruito sul metodo con cui Alveria gestisce i cambiamenti organizzativi, non su un cliente specifico, e non riporta risultati.
Riorganizzazione tra società: il contesto
Un gruppo ha due società operative. La prima, industriale, applica il contratto dell’industria; la seconda, commerciale, quello del commercio. Il gruppo decide di riunire l’assistenza clienti di entrambe in una nuova società di servizi.
Passano di società una sessantina di persone. Cambiano le posizioni, tre responsabili e la catena di approvazione dei processi in corso: la valutazione annuale è aperta, l’MBO dell’anno è assegnato. Due responsabili d’area hanno una procura per firmare contratti.
Il problema di partenza. Nella riorganizzazione precedente il disegno era stato preparato su fogli separati e poi ricopiato nei sistemi di ciascuna società. Alcune posizioni si erano perse, alcuni processi erano rimasti senza approvatore e una procura era rimasta attiva dopo il trasferimento del titolare.
Che cosa si decide prima di toccare i dati
Una sola data di decorrenza. Tutte le modifiche valgono dallo stesso giorno. Una data unica evita periodi in cui metà struttura è nuova e metà vecchia.
Le posizioni prima delle persone. Si ridisegnano le posizioni della nuova società, poi si associano le persone. Le scoperture emergono subito.
Una regola per i processi in corso. Per chi cambia società durante la valutazione si fissa una policy: il processo resta al responsabile che ha seguito la persona fino alla decorrenza, oppure passa al nuovo.
Il contratto dopo il passaggio. La forma giuridica del passaggio la decidono le società coinvolte, con il supporto di direzione del personale e consulenti. Il contratto collettivo applicato dopo la decorrenza non è una scelta libera: il cessionario applica i contratti vigenti alla data del trasferimento fino alla loro scadenza, salvo che siano sostituiti da contratti dello stesso livello applicabili alla sua impresa (art. 2112, c. 3, c.c.). Se nel trasferimento sono occupati complessivamente più di quindici lavoratori, cedente e cessionario devono informare per iscritto le rappresentanze sindacali almeno venticinque giorni prima (art. 47 L. 428/1990). La piattaforma non prende questa decisione: la registra e la fa valere nei processi.
Come si usa il software di simulazione dell’organigramma
1. La simulazione
L’ufficio organizzazione prepara lo scenario in un ambiente separato dai dati reali. Crea la nuova società, sposta persone, crea ed elimina posizioni. Confronta lo scenario con la struttura attuale, con gli stessi indicatori prima e dopo, per esempio organico e FTE. Società, sedi, unità e centri di costo stanno nella stessa struttura organizzativa e organigramma, qualunque sia il contratto.
2. Decorrenze e posizioni
Approvato il disegno, l’ufficio organizzazione registra le modifiche con la data di decorrenza. Le modifiche pianificate restano in un elenco: si controllano con le direzioni coinvolte e si possono ancora annullare. Ogni posizione porta titolo, figura professionale attesa, peso e criticità.
Il giorno della decorrenza organigramma, gerarchie e responsabili sono aggiornati per valutazioni, incentivi, approvazioni e lettere. Le posizioni di responsabile scoperte ricevono un responsabile ad interim, segnalato. Persone da allocare e responsabili ad interim restano in vista: sono la lista di lavoro dei giorni successivi.
3. Le procure
Le procure stanno nello stesso sistema della struttura organizzativa. Quando un procuratore cambia società, la gestione di procure e poteri la segnala a chi la gestisce. L’ufficio affari societari verifica, registra la revoca con l’atto notarile e, se serve, la nuova procura nella nuova società. La procura revocata resta consultabile.
4. Retribuzione e contratti
Contratto, retribuzione ed elementi variabili stanno nel dossier della persona, ciascuno con la sua data. Dopo il passaggio la storia retributiva resta leggibile, anche quella maturata nella società di provenienza.
In compensation ogni popolazione ha il proprio processo. Alla campagna successiva l’HR apre una revisione salariale per la nuova società, con attori, passaggi e lettera propri, in parallelo a quelle delle altre due. Le regole retributive diverse convivono sugli stessi dati.
5. Le comunicazioni
Le lettere di assegnazione partono da un modello con i campi presi dal dossier, passano in approvazione e si pubblicano sul portale del dipendente con presa visione. Si configurano con processi e workflow, come la policy per i processi in corso.
Il risultato
In un caso reale il risultato si misura su tre punti: posizioni allineate tra organigramma e dati del personale alla decorrenza, nessun processo senza approvatore, nessuna procura attiva per chi ha cambiato ruolo. In questo esempio tipo non riportiamo numeri. La struttura precedente resta consultabile: puoi confrontare organigramma e indicatori fra due date.
Che cosa si può replicare
- Simula prima di registrare. Usa un ambiente di simulazione, non un foglio da ricopiare in ogni società.
- Una data, una registrazione. Le modifiche valgono per tutti i processi dalla decorrenza.
- Posizioni prima delle persone. Le scoperture emergono subito.
- Procure legate alle posizioni. Il cambio di ruolo deve arrivare a chi gestisce le procure il giorno stesso.
- Un processo retributivo per popolazione. Le regole del contratto restano separate, i dati no.
Altri casi che attraversano più aree: retribuzione variabile e regole di vigilanza in banca e obiettivi, incentivi e formazione della rete di vendita in un unico ciclo.
Porta la prossima riorganizzazione sui dati
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