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Processi e workflow HR che cambi senza passare dall'IT
Lettere, avvisi e comunicazioni accompagnano ogni processo HR. Con il software per le email automatiche dei processi HR ogni evento ha il suo modello di mail, con campi variabili, e le comunicazioni partono da sole.
Il problemaIl motore operativo che regola chi accede alla piattaforma e come comunicano tra loro tutti gli attori dei processi HR. Profili, gruppi di permessi e template e-mail si configurano in pochi clic, con verifica delle credenziali tramite directory aziendale.
Che cosa fa
Gestire utenze e privilegi
organizzando gli utenti in gruppi con permessi predefiniti, per singolo modulo o per l'intero sistema.
Proteggere gli accessi
con logout per inattività, tracciamento dei login e disattivazione automatica delle utenze non utilizzate.
Personalizzare le comunicazioni
con template e segnaposti dinamici collegati agli stati dei processi, consultando lostorico degli invii.
Automatizza e personalizza l’invio di e mail alla popolazione aziendale
Con Mailing puoi creare e gestire template email personalizzati e associarli agli eventi e agli stati dei processi HR. Configura destinatari, contenuti e modalità di invio, utilizzando un editor avanzato con segnaposti automatici per rendere ogni comunicazione coerente con il contesto. Automatizza gli invii sulla base di regole ed eventi specifici, riducendo le attività manuali e i tempi di gestione.
Tieni sotto controllo le comunicazioni attraverso lo storico e i report dettagliati degli invii, verificando destinatari, modalità e stato delle email. Gestisci anche destinatari non censiti nella piattaforma per invii mirati e collega gli invii ai sistemi aziendali già in uso. Una gestione centralizzata e flessibile, pensata per adattarsi all’evoluzione delle esigenze di comunicazione.
Tieni sotto controllo le comunicazioni attraverso lo storico e i report dettagliati degli invii, verificando destinatari, modalità e stato delle email. Gestisci anche destinatari non censiti nella piattaforma per invii mirati e collega gli invii ai sistemi aziendali già in uso. Una gestione centralizzata e flessibile, pensata per adattarsi all’evoluzione delle esigenze di comunicazione.
Ottimizza la gestione delle email
Crea template personalizzati
Configura modelli di email per eventi specifici come recupero password, notifiche di processo e altro.
Traccia le email inviate
Consulta lo storico delle email per monitorare l’efficacia delle comunicazioni.
Gestisci destinatari predefiniti
Aggiungi destinatari non censiti nel sistema per invii mirati legati alla gestione delle risorse.
Definisci le modalità di invio
Configura lo stato e la modalità di spedizione per ogni email creata.
Personalizza i contenuti
Utilizza l’editor avanzato per formattare testo, immagini e segnaposti automatici.
Automatizza il processo
Imposta regole di invio automatico basate su eventi e azioni specifiche
Utenti, ruoli e privilegi di accesso ai dati
Puoi censire e gestire le utenze aziendali, creando, modificando o eliminando gli utenti e assegnando gruppi, ruoli e autorizzazioni in base alle esigenze organizzative. Configura permessi specifici per moduli e processi, assegna utenti a gruppi predefiniti e gestisci con pochi clic i livelli di accesso e visibilità ai dati.
Monitora lo stato delle utenze e le attività di accesso attraverso dashboard e report, con filtri avanzati per gruppi, ruoli e codici RU. Integra l’autenticazione con la directory aziendale, gestisci i tentativi di accesso e applica misure di sicurezza come Strong Authentication, logout automatico e disattivazione delle utenze inattive. Un sistema strutturato per mantenere il controllo sugli accessi e proteggere dati e processi HR.
Monitora lo stato delle utenze e le attività di accesso attraverso dashboard e report, con filtri avanzati per gruppi, ruoli e codici RU. Integra l’autenticazione con la directory aziendale, gestisci i tentativi di accesso e applica misure di sicurezza come Strong Authentication, logout automatico e disattivazione delle utenze inattive. Un sistema strutturato per mantenere il controllo sugli accessi e proteggere dati e processi HR.
Gestione utenti aziendali: controllo, sicurezza e semplicità
Creazione e modifica utenze
Crea, modifica ed elimina utenti, assegnando loro gruppi con permessi specifici.
Gestione gruppi
Organizza gli utenti in gruppi con set di permessi predefiniti per semplificare l’assegnazione dei ruoli.
Autenticazione e sicurezza
Verifica delle credenziali tramite directory aziendale, gestione tentativi di accesso e sospensione automatica degli utenti inattivi.
Report
Esporta report dettagliati sugli utenti, filtrando per gruppi, codici RU e ruoli di Back Office.
Dashboard
Monitora lo stato delle utenze, le attività svolte e le assegnazioni di gruppo.
Gestione semplificata
Aggiungi utenti, aggiorna la piattaforma e personalizza i parametri di accesso con pochi clic.
Sicurezza avanzata
Protezione tramite Strong Authentication, logout automatico dopo inattività e tracciamento delle operazioni di login/logout.
Ottimizza tempo e risorse
Integriamo rapidamente la piattaforma con i sistemi aziendali già in uso, garantendo una gestione utenti senza limiti.
Perché è diverso
Nuovi processi, nuove regole e nuove comunicazioni si configurano dall'interfaccia, senza un nuovo progetto di sviluppo.
Dossier unico della persona
Lettere, mail e avvisi prendono i dati dal dossier della persona: il modello in Word usa campi del dossier, campi fissi, di sistema o compilati da file. L'archivio delle mail inviate resta anche nel dossier. Le lettere si archiviano per anno e tipo, con presa visione o accettazione registrate.
Lettere, mail e avvisi prendono i dati dal dossier della persona: il modello in Word usa campi del dossier, campi fissi, di sistema o compilati da file. L'archivio delle mail inviate resta anche nel dossier. Le lettere si archiviano per anno e tipo, con presa visione o accettazione registrate.
Processi configurati dall'HR
Con il software di workflow HR stabilisci chi fa cosa, in quale ordine, chi approva e chi viene avvisato. Hai fino a cinque livelli di approvazione, con attori presi dalla gerarchia o scelti caso per caso, e avvisi su scadenze ed eventi. Il setup iniziale lo fa Alveria, poi modifichi i processi senza un system integrator.
Con il software di workflow HR stabilisci chi fa cosa, in quale ordine, chi approva e chi viene avvisato. Hai fino a cinque livelli di approvazione, con attori presi dalla gerarchia o scelti caso per caso, e avvisi su scadenze ed eventi. Il setup iniziale lo fa Alveria, poi modifichi i processi senza un system integrator.
Timeline di persone e organizzazione
Una campagna registra organizzazione e dati della persona alla data di apertura. Se qualcuno cambia posizione durante il processo, si applica la policy che hai deciso. Gli avvisi partono con l'anticipo che definisci, per esempio una settimana prima della fine del periodo di prova o della scadenza di un contratto.
Una campagna registra organizzazione e dati della persona alla data di apertura. Se qualcuno cambia posizione durante il processo, si applica la policy che hai deciso. Gli avvisi partono con l'anticipo che definisci, per esempio una settimana prima della fine del periodo di prova o della scadenza di un contratto.
Un esempio
La direzione HR deve comunicare a trecento persone la proroga dello smart working. Prepara il modello di lettera in Word con i campi presi dal dossier di ciascuno. Definisce un flusso con due livelli di approvazione e carica da file i dati specifici di ogni persona.
La piattaforma genera le lettere, le porta in approvazione, le pubblica sul portale del dipendente e registra chi ne ha preso visione. Se una lettera va corretta, l'HR la ritira con una nota.
Nello stesso sistema un avviso segnala al responsabile, una settimana prima, la fine del periodo di prova di un nuovo collaboratore.
La piattaforma genera le lettere, le porta in approvazione, le pubblica sul portale del dipendente e registra chi ne ha preso visione. Se una lettera va corretta, l'HR la ritira con una nota.
Nello stesso sistema un avviso segnala al responsabile, una settimana prima, la fine del periodo di prova di un nuovo collaboratore.
Domande frequenti
1Che cos'è un workflow HR?
È la sequenza di passaggi con cui un processo HR va dall'inizio alla fine: chi fa cosa, in quale ordine, chi approva e chi viene avvisato. Una lettera di promozione, per esempio, passa dal responsabile diretto al compensation manager e al direttore HR prima di arrivare alla persona. Il workflow rende il percorso ripetibile e ne tiene traccia.
2Come digitalizzare i processi HR?
Parti dal processo com'è oggi: attori, passaggi, documenti, eccezioni. Decidi che cosa standardizzare e che cosa lasciare al caso per caso, poi traduci il disegno in fasi, approvazioni, modelli e avvisi. Trovi il metodo nella guida processi HR: come mapparli e digitalizzarli. Sulla piattaforma il setup iniziale lo fa Alveria, le modifiche successive le fa l'HR.
3Come si gestiscono ruoli e autorizzazioni HR?
Con utenti e gruppi su oltre 1.300 autorizzazioni distinte su funzioni e dati. A una persona assegni più gruppi e le autorizzazioni si sommano. La visibilità si definisce per posizione, profilo professionale, area geografica o inquadramento. L'accesso si integra con l'autenticazione aziendale (single sign-on, LDAP).
4Come si registra la presa visione dei documenti da parte dei dipendenti?
Le lettere si pubblicano sul portale del dipendente con presa visione o accettazione, e la piattaforma registra la risposta di ciascuno. Se serve, l'HR ritira una lettera con una nota. Le lettere restano archiviate per anno e tipo e se ne estraggono i report.
5Gestisce le lettere ai dipendenti?
Sì. Come software per le lettere gestionali genera lettere a gruppi da modello Word, in PDF o in Word, con i campi del dossier. Il workflow approvativo delle lettere arriva fino a cinque livelli, con firma e avvisi: è un software di gestione delle lettere ai dipendenti e di presa visione dei documenti, perché la lettera si pubblica sul portale con presa visione o accettazione.
6Come automatizzare le comunicazioni ai dipendenti?
Ogni evento di processo ha il suo modello di mail, con editor e campi variabili: le comunicazioni ai dipendenti partono da sole, e restano archiviate anche nel dossier della persona.
Vediamo la piattaforma sui processi della tua azienda.
Dove andare dopo
Ruolo
Panoramica
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