Esempio tipo. Il caso è costruito sul modo in cui le grandi aziende organizzano la selezione con Alveria, non su un cliente reale: non riporta risultati misurati.
In sintesi
- Il caso segue un processo di recruiting completo in quattro tempi: richiesta, approvazione, selezione, inserimento.
- La richiesta nasce dalla linea con campi definiti da HR e passa un flusso di approvazione per qualifica.
- La selezione è accentrata; il responsabile interviene nel colloquio tecnico, dal suo portale.
- Con l’assunzione, i dati del candidato passano nel dossier del nuovo dipendente senza ricopiarli.
Questo esempio mostra un processo di recruiting completo, dalla richiesta della linea fino al dossier del nuovo assunto. È scritto per l’HR e per i responsabili che impostano o rivedono la selezione: trovi il contesto, che cosa è stato deciso e perché, come è stato impostato ogni passaggio e che cosa puoi replicare nella tua azienda. È un esempio tipo, costruito sul modo in cui le grandi aziende organizzano la selezione con la soluzione di selezione e recruiting di Alveria.
Il contesto
Settore e dimensione. Un gruppo industriale con più società e qualche migliaio di dipendenti, distribuiti su più sedi.
Come è organizzata la selezione. In modo accentrato: un gruppo di recruiter centrali gestisce tutte le posizioni. HR business partner e responsabili di linea intervengono dopo i filtri centrali, per valutare le competenze specifiche del ruolo.
Il problema. Le richieste di personale arrivano dalla linea in forme diverse, le approvazioni passano per mail, i CV sono distribuiti tra caselle di posta e cartelle. Il dialogo con i responsabili che svolgono i colloqui tecnici non viene registrato. La direzione HR non ha una vista d’insieme del processo né dei tempi di copertura delle posizioni.
Che cosa è stato deciso e perché
| Decisione | Perché |
|---|---|
| Un solo processo, dalla richiesta all’inserimento | Ogni passaggio tra sistemi diversi era un punto in cui si perdevano dati e tempo |
| Richiesta con campi definiti da HR | Le richieste incomplete tornavano indietro più volte |
| Approvazione per qualifica | Non tutte le posizioni richiedono gli stessi livelli di approvazione |
| Competenze dalla mappa aziendale | Candidati esterni e colleghi interni dovevano essere valutati sugli stessi criteri |
| Colloquio tecnico nel sistema | Il giudizio della linea era il più importante e il meno tracciato |
| Dati del candidato nel dossier | L’inserimento non doveva ripartire da zero |
Come è stato impostato il processo di recruiting
1. Richiesta
Il responsabile di un reparto di produzione ha bisogno di un tecnico di manutenzione. Compila la richiesta con i campi definiti da HR: titolo della posizione, sede, unità, titolo di studio, competenze, lingue, attività.
Le competenze non si scrivono a mano. Vengono dalla stessa mappa usata per le valutazioni interne, con il livello richiesto per ciascuna. La richiesta è collegata al piano annuale degli inserimenti: il responsabile vede se la posizione era prevista.
2. Approvazione
La richiesta va in approvazione secondo il flusso che l’HR ha configurato per struttura, società o qualifica. Per questa posizione: responsabile, direttore di stabilimento, HR. Per le posizioni dirigenziali il flusso prevede anche la direzione finanziaria.
Il flusso lo imposta l’HR dall’interfaccia, senza interventi dell’IT. Il setup iniziale è stato fatto con Alveria; le modifiche successive le gestisce chi è responsabile del processo in HR.
3. Selezione
Pubblicazione. Approvata la richiesta, la posizione si apre prima ai colleghi interni, poi sul sito carriere e sugli altri canali, tenendo traccia di da dove arrivano i CV. Per la parte interna, il metodo è nella guida al job posting interno.
Screening. I CV dei candidati, compresi quelli arrivati per selezioni precedenti, stanno in un unico archivio e si confrontano con i requisiti della posizione: esperienze, competenze, studi e lingue.
Colloquio tecnico. Dopo il colloquio HR, il recruiter coinvolge il responsabile, che valuta dal suo portale le competenze professionali della posizione. Il confronto tra candidati si fa sulle stesse competenze del profilo atteso. La traccia del colloquio è descritta in come strutturare un colloquio di selezione.
Comunicazioni. Ogni candidato riceve le comunicazioni previste per ogni passaggio: convocazione, esito, offerta, con testi preparati da HR.
4. Inserimento
Il candidato scelto accetta l’offerta. Alla posizione corrisponde un percorso di inserimento, con i documenti da raccogliere e i moduli da firmare; gli uffici coinvolti nell’assunzione sono informati dei passaggi.
Con l’assunzione i dati del candidato passano nel dossier del nuovo dipendente. Da lì sono disponibili per la formazione d’ingresso, per la prima valutazione e per i report. I primi 90 giorni sono descritti nella guida all’onboarding dei nuovi assunti.
Il risultato
Questo esempio non riporta numeri: è un esempio tipo. Che cosa puoi misurare dopo l’avvio? Le dashboard del processo mostrano candidature, posizioni, colloqui e tempi medi di copertura. Il confronto utile è per fase: approvazione, screening, colloqui, offerta. Le leve per intervenire sui passaggi più lenti sono nelle strategie di recruiting.
Che cosa puoi replicare
Parti dalla richiesta, non dall’annuncio. Campi di richiesta definiti e un flusso di approvazione chiaro tolgono il primo collo di bottiglia.
Usa le stesse competenze per tutti. Se la posizione prende le competenze dalla mappa aziendale, candidati interni ed esterni si confrontano sugli stessi criteri.
Porta la linea nel sistema. Il colloquio tecnico registrato è la parte del processo che cambia di più la qualità della decisione.
Chiudi nel dossier. Il processo di recruiting finisce quando i dati del nuovo assunto sono nel suo dossier, non quando si firma l’offerta.
Il processo completo, con tutte le fasi e gli errori da evitare, è nella guida alla selezione del personale. Se stai valutando come digitalizzarlo, leggi che cos’è l’e-recruitment.
Porta il processo di recruiting in un unico flusso
Se vuoi gestire richiesta, approvazione, selezione e inserimento in un unico processo, con i responsabili di linea coinvolti nella valutazione, scopri la soluzione di selezione e recruiting.
