In sintesi
- Malus e clawback sono le due regole «ex post» della remunerazione variabile: il malus riduce o azzera quote non ancora pagate, il clawback chiede la restituzione di quote già pagate.
- Nelle banche fino al 100% della remunerazione variabile totale è soggetto a malus o clawback (direttiva 2013/36/UE, art. 94, par. 1, lett. n).
- Si applicano soprattutto al personale più rilevante, cioè a chi incide in modo rilevante sul profilo di rischio dell’intermediario.
- La difficoltà non è la definizione ma la gestione nel tempo: quote, scadenze, cambi di stato della persona e storico di che cosa è stato deciso e pagato.
Malus e clawback sono i meccanismi con cui un’azienda può ridurre, azzerare o recuperare la remunerazione variabile quando, dopo l’assegnazione del premio, emergono perdite, rischi non previsti o comportamenti scorretti. Questa guida serve alla direzione HR, alla compensation e al vertice di banche e assicurazioni che si avvicinano al tema. Trovi le definizioni, i casi in cui si applicano, chi è il personale più rilevante e come si gestiscono su piani che durano più anni.
Che cosa sono malus e clawback
Malus. Riduce o annulla una quota di premio non ancora pagata. Agisce sulle quote differite: il premio è stato assegnato, ma una parte si paga negli anni successivi, e prima di ogni pagamento si verifica che le condizioni reggano.
Clawback. Chiede la restituzione di una quota già pagata. Agisce dopo il pagamento, in presenza di eventi gravi come errori, violazioni delle regole o condotte scorrette.
| Malus | Clawback | |
|---|---|---|
| Su che cosa agisce | Quote non ancora pagate | Quote già pagate |
| Effetto | Riduzione o azzeramento | Restituzione |
| Quando scatta | Prima di ogni pagamento differito | Dopo il pagamento, entro il periodo previsto dalla politica |
| Che cosa serve per applicarlo | Quote, scadenze e condizioni tracciate | Storico di che cosa è stato pagato, quando e perché |
Le due regole funzionano insieme al differimento: senza quote differite il malus non ha niente su cui agire. Per questo si progettano dentro la retribuzione variabile differita, non come clausola separata.
Quando si applicano malus e clawback
Le condizioni le stabilisce la politica di remunerazione dell’intermediario. Le norme di settore ne fissano la cornice.
Nelle banche. La direttiva sui requisiti patrimoniali prevede che la remunerazione variabile, comprese le quote differite, sia pagata o maturi solo se sostenibile rispetto alla situazione finanziaria dell’ente e giustificata dalla performance dell’ente, dell’unità e della persona. Fino al 100% della remunerazione variabile totale è soggetto a malus o clawback (direttiva 2013/36/UE, art. 94, par. 1, lett. n). In Italia le disposizioni di vigilanza della Banca d’Italia (Circolare n. 285/2013, Parte Prima, Titolo IV, Capitolo 2) regolano politiche e prassi di remunerazione. Malus e claw back sono nella Sezione III, par. 2.1, punto 5: per il personale più rilevante il claw back si applica per almeno cinque anni dal pagamento di ciascuna quota.
Nelle assicurazioni. Le regole sono diverse e fanno capo al Regolamento IVASS n. 38/2018 sul governo societario. Differimento e correzioni ex post sono all’art. 48, esteso al personale rilevante dall’art. 54.
I casi tipici. Dalla pratica dei piani:
- per il malus: perdite o risultati inferiori alle attese che emergono dopo l’assegnazione, deterioramento del profilo di rischio, risultati poi corretti;
- per il clawback: errori di calcolo con effetto sul premio, violazioni delle politiche interne, condotte scorrette accertate.
Che cosa scrivere nella politica. Le condizioni di attivazione, chi decide, entro quanto tempo e con quale documentazione. Una clausola generica che rimanda alla norma non basta: i termini concreti vanno scritti nel piano e comunicati alla persona.
Chi è il personale più rilevante
Il personale più rilevante («material risk takers») è chi, con le proprie decisioni, può incidere in modo rilevante sul profilo di rischio dell’intermediario. Le regole più stringenti su differimento, strumenti e regole ex post valgono soprattutto per questo gruppo.
Chi rientra di solito. I componenti dell’organo di gestione, il vertice esecutivo, i responsabili delle principali linee di business e delle funzioni di controllo, chi ha poteri rilevanti su credito e finanza. I criteri di identificazione, qualitativi e quantitativi, sono fissati a livello europeo. Per le banche li stabilisce il Regolamento delegato (UE) 2021/923: art. 5 per i criteri qualitativi, art. 6 per quelli quantitativi.
Come si identifica in modo difendibile. Guarda al potere decisionale effettivo, non solo al titolo. Coinvolgi risk management, compliance e revisione interna nella validazione. Documenta ogni scelta, comprese le esclusioni e la loro motivazione.
Il principio di proporzionalità. Dimensione, complessità e profilo di rischio dell’intermediario modulano l’applicazione delle regole. Anche le scelte di proporzionalità vanno motivate e scritte.
Come si gestiscono malus e clawback nel tempo
Un piano differito dura anni. In quel periodo la persona può cambiare ruolo, uscire, andare in pensione, e la normativa o la politica può cambiare. Per applicare malus e clawback devi sapere, in ogni momento, che cosa è stato assegnato, maturato, pagato e ancora dovuto.
1. Definisci i profili di differimento. Numero di anni, numero di rate, percentuale per anno, strumenti di pagamento (denaro, anche rivalutato con un indice, e azioni). Assegna il profilo per fascia di importo del premio e per gruppo di popolazione.
2. Collega i premi al piano. I premi maturati nell’MBO entrano nel piano annuale di differimento. Una persona può avere più premi sullo stesso anno o su anni diversi: retention, welcome bonus, MBO. Il totale va visto insieme.
3. Scrivi le regole per i cambi di stato. Che cosa succede alle quote non ancora pagate in caso di uscita, preavviso, pensionamento: sospensione, azzeramento, ricalcolo o liquidazione immediata. È la stessa logica del malus: le quote future si toccano, quelle pagate no.
4. Verifica prima di ogni pagamento. Tieni l’elenco delle quote in scadenza: ogni pagamento è il momento in cui le funzioni di controllo confermano che non ci sono condizioni di malus.
5. Conserva la traccia. Per un clawback devi poter ricostruire, a distanza di anni, che cosa è stato pagato, quando, con quale strumento e su quale decisione. Ogni operazione va registrata.
Chi fa che cosa. Compensation gestisce piani e profili; le funzioni di controllo verificano le condizioni; l’amministrazione del personale esegue i pagamenti; gli organi societari, con il comitato remunerazioni dove esiste, approvano la politica.
Errori frequenti su malus e clawback
- Clausole generiche. Un rimando alla norma senza condizioni scritte nel piano rende difficile applicare malus e clawback.
- Quote gestite su fogli di calcolo. Su più esercizi quote, strumenti, scadenze e uscite si perdono, e lo storico non regge a una verifica.
- Ricalcoli che toccano il passato. Quando cambia il profilo o lo stato della persona, si ricalcolano solo le quote future.
- Identificazione del personale più rilevante non documentata. Una lista di ruoli senza motivazione non è difendibile davanti alla Vigilanza.
Un esempio
La politica di remunerazione prevede tre fasce. Fino a 30.000 € il premio si paga subito. Tra 30.000 e 100.000 € si applica un profilo su cinque anni, metà in denaro e metà in azioni. Oltre 100.000 € si applica un altro profilo.
A fine anno i premi maturati nell’MBO entrano nel piano e ciascuno riceve il profilo della propria fascia. Due anni dopo una persona esce: lo stato registrato determina il trattamento delle quote future, quelle già pagate restano invariate. Prima di ogni pagamento dovuto, le funzioni di controllo verificano le condizioni di malus.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra malus e clawback?
Il malus riduce o azzera quote di premio non ancora pagate. Il clawback chiede la restituzione di quote già pagate. Il primo agisce prima del pagamento, il secondo dopo; entrambi scattano nelle condizioni previste dalla politica di remunerazione.
Malus e clawback valgono solo per il personale più rilevante?
Le regole di vigilanza più stringenti riguardano soprattutto il personale più rilevante. L’intermediario può estendere clausole analoghe ad altre popolazioni con la propria politica di remunerazione. Fuori dal settore finanziario sono una scelta dell’azienda, da scrivere nel regolamento del piano.
Malus e clawback si possono affidare a un software?
No. Applicarli resta una decisione dell’intermediario, presa dagli organi e dalle funzioni di controllo sulla base della politica di remunerazione. Uno strumento di gestione del differimento ti dà l’informazione su cui decidere: che cosa è stato assegnato, pagato e ancora dovuto, persona per persona.
Scopri la retribuzione variabile differita
Malus e clawback si reggono su una base: sapere in ogni momento che cosa è stato assegnato, pagato e ancora dovuto. Nella retribuzione variabile differita di Alveria l’HR configura criteri di differimento, strumenti di pagamento e profili, e li aggiorna quando cambia la politica di remunerazione. I premi arrivano dal processo MBO, i cambi di stato della persona toccano solo le quote future e ogni pagamento resta tracciato su più esercizi.
Per il quadro completo della retribuzione, dal fisso al variabile, vedi la guida alle politiche retributive. Per la gestione dei premi che entrano nel differimento vedi l’MBO aziendale e come assegnare gli obiettivi MBO.
