Obblighi di rendicontazione sulla trasparenza retributiva: chi deve comunicare cosa

In sintesi

• Devono comunicare i dati sul divario retributivo di genere i datori di lavoro con almeno 100 dipendenti (D.Lgs. 96/2026, art. 9).
• Con 250 dipendenti o più la comunicazione è annuale, tra 100 e 249 è triennale.
• Si comunicano sette indicatori: divari medi e mediani, componenti variabili, quartili e divario per categorie di lavoratori.
• I dati vanno all’organismo di monitoraggio presso il Ministero del Lavoro, dopo aver consultato i rappresentanti dei lavoratori.

Gli obblighi di rendicontazione sulla trasparenza retributiva riguardano i datori di lavoro con almeno 100 dipendenti, tenuti a comunicare dati sul divario retributivo di genere secondo la Direttiva (UE) 2023/970 e il D.Lgs. 96/2026. E’ frequente sentir parlare di trasparenza salariale, ma la norma usa il termine tecnico trasparenza retributiva. Questa guida alla rendicontazione del divario retributivo di genere spiega chi è obbligato e ogni quanto, quali dati comunicare, come preparare il report e chi lo riceve.

Chi deve fare il report sul gender pay gap: obblighi per dimensione aziendale

Chi deve fare il report sul gender pay gap? Il datore di lavoro, pubblico o privato, con almeno 100 dipendenti (D.Lgs. 96/2026, art. 9): la comunicazione del divario retributivo di genere (gender pay gap) dipende dalla dimensione aziendale.

• Livello di applicazione. L’obbligo è del singolo datore di lavoro (art. 2); i gruppi con una politica retributiva unitaria possono aggregare i dati su base nazionale (art. 9).
• Come si individua la soglia. Il decreto non fissa un criterio di conteggio per le soglie del report: è bene  definirlo e documentarlo con il consulente del lavoro.

Il gender pay gap report obbligatorio cambia per frequenza, non per contenuto:

Fascia dimensionale	Cosa si comunica	Frequenza
250 dipendenti o più	Le sette informazioni dell’art. 9	Ogni anno (art. 9)
100–249 dipendenti	Le stesse informazioni	Ogni tre anni (art. 9)
Meno di 100 dipendenti	Nessun report; restano gli altri obblighi verso candidati e lavoratori (artt. 5, 6 e 7)	—

Trasparenza retributiva per le aziende da 100 a 249 dipendenti

Con la trasparenza retributiva, le aziende da 100 dipendenti fino a 249 comunicano, ogni tre anni, le stesse sette informazioni dell’art. 9 richieste alle aziende più grandi.

• Periodicità. Triennale; la prima comunicazione va fatta:
  • entro il 7 giugno 2027 con 150–249 dipendenti,
  • entro il 7 giugno 2031 con 100–149 dipendenti.
• Perché conta. Per la trasparenza retributiva delle aziende sopra i 100 dipendenti, in tre anni criteri e fonti dei dati possono cambiare.

Un esempio: in un’azienda manifatturiera con 180 dipendenti, l’ufficio del personale estrae dal payroll le retribuzioni annue e l’HR le collega a genere, livello CCNL e categoria. Il consulente del lavoro verifica le voci e le scelte finiscono in una nota di metodo, da riprendere nella comunicazione successiva.

Trasparenza retributiva per le aziende con 250 dipendenti o più

Invece, per essere compliant alla  trasparenza retributiva, le aziende con 250 dipendenti o più comunicano ogni anno le informazioni dell’art. 9, la prima volta entro il 7 giugno 2027.

• Rispetto alla fascia precedente. Cambia solo la frequenza, annuale invece che triennale.
• Cosa comporta. Il reporting sulla trasparenza retributiva diventa un processo ricorrente, con dati e regole uguali ogni anno.
• Cosa conviene fare. Gestire dati e criteri in modo ripetibile e documentabile: perimetro, voci retributive, categorie, versioni del metodo.

Per queste comunicazioni ricorrenti molte aziende valutano un software per la trasparenza salariale che conservi metodo e storico dei dati.

Quali dati comunicare: le informazioni dell’articolo 9 della direttiva

L’art. 9 della Direttiva 2023/970 elenca sette informazioni sul divario retributivo, riprese con le stesse lettere a)–g) dall’art. 9 del D.Lgs. 96/2026. Questi indicatori del gender pay gap dell’art. 9 indicano in dettaglio  quali dati comunicare sul divario retributivo.

Informazione	Cosa misura	Lettera (art. 9)
Divario retributivo di genere	Differenza tra i livelli retributivi medi di donne e uomini	a)
Divario nelle componenti complementari o variabili	Stessa differenza su premi e altre componenti non fisse	b)
Divario retributivo mediano di genere	Differenza tra le retribuzioni centrali di donne e uomini	c)
Divario mediano* nelle componenti complementari o variabili	Differenza mediana su premi e componenti non fisse	d)
Percentuale di donne e uomini che ricevono componenti variabili	Diffusione del variabile tra i due generi	e)
Percentuale di donne e uomini in ogni quartile* retributivo	Distribuzione dei due generi nelle quattro fasce retributive	f)
Divario per categorie di lavoratori*	Differenza tra chi svolge lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, divisa tra retribuzione di base e variabile	g)

• Medio e mediano. Il divario medio risente delle retribuzioni estreme; il mediano descrive la persona al centro della distribuzione.
• Quartili. Mostrano se uno dei due generi è concentrato nelle fasce più basse.
• Categorie di lavoratori. Il loro divario è il dato più vicino al confronto “a parità di lavoro”.

Come preparare il report sul gender pay gap: dati necessari e struttura tipo

Un template di report sul gender pay gap richiede dati affidabili e una struttura stabile nel tempo.

Dati di partenza

• Fonti. Payroll, anagrafica, organizzazione (posizioni, livelli CCNL, categorie).
• Voci retributive. Retribuzione di base e componenti complementari o variabili (art. 9).
• Periodo di riferimento. Lo stesso per tutti i dati.
• Chi se ne occupa. HR e amministrazione del personale, con l’IT per l’estrazione e il consulente del lavoro per le verifiche.

Con dati provenienti da sistemi diversi, raccolta e consolidamento sono la parte più onerosa: un software per il reporting sul gender pay gap riduce i passaggi manuali.

Struttura tipo di un report sul divario retributivo di genere

1. Periodo di riferimento. Date di inizio e fine.
2. Organico. Dipendenti per genere e perimetro.
3. Informazioni richieste dalla norma. Le sette informazioni dell’art. 9.
4. Note metodologiche. Voci incluse, criteri per le categorie, part-time e assenze, esclusioni.

Errori più comuni

• Voci retributive diverse da un anno all’altro.
• Part-time non riportati su base comparabile.
• Categorie costruite solo sul titolo del ruolo.
• Metodo non documentato, difficile da spiegare ai rappresentanti dei lavoratori.

Organismo di monitoraggio: a chi si comunicano i dati

L’organismo di monitoraggio della trasparenza retributiva raccoglie e pubblica i dati sul divario e segue l’attuazione della parità retributiva (Direttiva 2023/970, art. 29; D.Lgs. 96/2026, art. 14).

• Chi è in Italia. Un organismo presso il Ministero del Lavoro, con rappresentanti di amministrazioni, istituti e parti sociali (D.Lgs. 96/2026, art. 14).
• Cosa riceve. Le informazioni dell’art. 9, di cui pubblica quelle delle lettere a)–f) (art. 14).
• Come si trasmettono. Le modalità di raccolta, anche telematiche, spettano a decreti del Ministro del Lavoro (art. 9).
• Prima dell’invio. Il datore di lavoro conferma l’esattezza dei dati dopo aver consultato i rappresentanti dei lavoratori (art. 9).

Domande frequenti

I dati sul divario retributivo comunicati dalle aziende vanno pubblicati?

In parte sì: l’organismo di monitoraggio pubblica le informazioni delle lettere a)–f) dell’art. 9 (D.Lgs. 96/2026, art. 14). Il datore di lavoro può pubblicarle anche sul proprio sito, ma non è obbligato (art. 9). Restano riservati i dati della retribuzione di un lavoratore identificabile  (art. 11).

Come si calcola il numero di dipendenti per le soglie della trasparenza retributiva?

Dipende dalla soglia. Per i 50 dipendenti il decreto rinvia ai criteri dello Statuto dei lavoratori e del D.Lgs. 81/2015 (art. 6). Per le soglie del report (100, 150 e 250) non ne indica uno: il metodo va definito con il consulente del lavoro.

Il report sul gender pay gap va fatto per ogni società o per il gruppo?

Di norma per ogni società: l’obbligo riguarda il singolo datore di lavoro (D.Lgs. 96/2026, art. 2). Un gruppo con una politica retributiva unitaria può però aggregare i dati su base nazionale (art. 9), motivando la scelta nelle note metodologiche.

Obblighi di rendicontazione sulla trasparenza retributiva: dal dato al report

Possiamo mostrarvi come Alveria Pay Transparency supporta raccolta, analisi e documentazione del divario retributivo per la vostra comunicazione.

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