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HR AND AI: THE EVOLUTION THROUGH HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
On 19 March, the third workshop of the 2023-2024 edition of the HR Innovation Practice Observatory was held, entitled 'HR and AI: the evolution through human resources management'. The workshop delved into the impacts of artificial intelligence on the world of human resources management, through the presentation of data from the Observatory's Research and a workshop activity in working groups.
INTRODUCTION TO ARTIFICIAL INTELLIGENCE
On 13 March 2024, the European Union Parliament approved the text of the 'AI Act', the EU regulation introducing a set of rules in the use of artificial intelligence. As a result of the rapid technological developments in recent years, institutions around the world are wondering what impact artificial intelligence will have in people's everyday lives and in the world of work. What is the reason for the hype and interest around AI? Compared to the past, when technology mainly impacted manual and easily automated tasks, today, with the advent of generative AI, the transformation embraces mainly 'knowledge workers'. Generative AI can, in fact, perform creative, analytical and writing tasks. Consequently, all jobs based on language and creativity can be impacted, with important implications in terms of productivity. There are, however, several points of attention with respect to the use of these technologies. First of all, AI systems can generate 'hallucinations', i.e. incorrect but nevertheless plausible results. As the capacity of AI increases, humans may lose the incentive to strive to produce better results with a negative impact on the accuracy of the output. A further risk is the possible loss of work distinctiveness. In this regard, a BCG study found that the diversity of ideas among participants who used GPT-4 for innovation-related tasks was 41 per cent lower than in the group that did not use the technology. Da non Also not to be underestimated are aspects related to the presence of possible bias in the training of AI models, ethical implications and compliance with data privacy regulations. Resistance on the part of people should not be underestimated when making this change, especially if they do not trust the predictions produced by the algorithms.
HR Directorate Research
The workshop continued with the presentation of some data from the Observatory's surveys on the topic. An interesting fact emerged from the survey on HR Management. The spread of generative Artificial Intelligence solutions is actually stimulating HR teams' experimentation with new technologies. Until last year, Artificial Intelligence systems were not very widespread within the HR Directorate. Today, however, about 40 per cent of HR departments are experimenting with the use of generative AI solutions. In which areas? Primarily for candidate search (e.g. to write job descriptions) and in the training actions (e.g. to design training content). The main benefit observed is the improvement of efficiency and productivity in carrying out activities. What, however, are the barriers to adoption? Mainly the lack of people's skills n using these tools and the organisation's ability to lead and support this change.What role does HR management play in this transformation? The analysis shows that HR's main task is to accompany people in the evolution of their skills and their role within the organisation. Generative Artificial Intelligence, having the potential to automate activities and improve others, poses a major challenge for HR Management: to understand how to redesign people's roles so that they do not become obsolete and benefit the most from these new technologies.
Research on workers
The Observatory's research also involved a representative panel of 1500 workers in the Italian white and blue collar context. About one in four people already use tools based on generative Artificial Intelligence to carry out their work activities, albeit to varying degrees. The percentage increases significantly among members of Generation Z, where use reaches more than one in two. Specifically, what is AI Gen used for? A variety of activities: from writing documents to generating ideas and analysing data, although a large part of the sample uses the technology as a replacement for search engines, thus not exploiting its full potential. Regarding people's perceptions of technology, a varied picture emerges: about half of the sample say they are worried about their jobs becoming precarious or losing future employability in the labour market, while the other half see it as an opportunity to improve their skills and work more efficiently. Among the benefits, the Observatory notes an alignment between the perceptions of employees and HR departments: the emphasis is on increased productivity and efficiency. For people, the theme of reduced workloads emerges, indicating a possible positive impact on their mental health and well-being. In addition, the survey shows a strong interest on the part of people in training on these technologies: the majority, in fact, express a desire to participate in training courses on the subject.
What prospects then for the future?
In the concluding phase of the presentation, the Observatory emphasised how Artificial Intelligence in this historical moment can help organisations on two fronts. On the one hand, it can help to respond to the problem of Talent Shortagei.e. the lack of professionals with the skills sought, which is very strong on some profiles, especially with high digital skills. How? By automating repetitive tasks and thus freeing up time and energy for more value-added activities. In addition, the use of AI systems can also lead to less dependence on skills that are difficult to find on the marketenabling some workers to perform activities for which they would not otherwise have the skills. On the other hand, the use of AI systems can also facilitate the redesign of organisational contexts by fostering people's well-being and the attractiveness of organisations. How? By balancing workloads, favouring the experimentation of new ways of organising work such as the short week, and increasing the attractiveness for new generations.
To adequately accompany this transformation, the individual efforts of individuals, organisations and the country system are not enough. Teamwork is needed to design an effective strategy and not miss this opportunity.
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Il 19 marzo si è tenuto il terzo workshop dell’edizione 2023-2024 dell’Osservatorio HR Innovation Practice, intitolato “HR e AI: l’evoluzione che passa dalla gestione delle risorse umane”. Il workshop ha approfondito gli impatti dell’intelligenza artificiale sul mondo della gestione delle risorse umane, attraverso la presentazione dei dati provenienti dalla Ricerca dell’Osservatorio e un’attività laboratoriale in gruppi di lavoro.
L’INTRODUZIONE ALL’INTELLIGENZA ARTIFICIALE E COME SI COMPORTA NELLE HR
Il 13 marzo 2024 il Parlamento dell’Unione Europea ha approvato il testo dell’“AI Act”, il regolamento comunitario che introduce una serie di regole nell’utilizzo dell’intelligenza artificiale. A seguito dei rapidi sviluppi tecnologici degli ultimi anni, le istituzioni di tutto il mondo si stanno domandando quali saranno gli impatti dell’Intelligenza Artificiale nella vita quotidiana delle persone e nel mondo del lavoro. A cosa è dovuto il clamore e l’interesse intorno all’AI? Rispetto al passato, quando la tecnologia impattava principalmente le attività manuali e facilmente automatizzabili, oggi, con l’avvento dell’Intelligenza Artificiale generativa, la trasformazione abbraccia principalmente i “lavoratori della conoscenza”.
L’AI generativa può, infatti, svolgere compiti creativi, analitici e di scrittura. Di conseguenza, tutti i lavori basati sul linguaggio e sulla creatività possono essere impattati, con importanti risvolti in termini di produttività. Diversi sono però i punti di attenzione rispetto all’utilizzo di queste tecnologie. Innanzitutto, sistemi di AI possono generare “allucinazioni”, ovvero risultati errati, ma comunque plausibili. Man mano che la capacità dell’Intelligenza Artificiale aumenta, gli esseri umani potrebbero perdere l’incentivo a sforzarsi per produrre risultati migliori, con una ricaduta negativa sull’accuratezza dell’output.
Un ulteriore rischio è rappresentato dalla possibile perdita di distintività del lavoro. A questo proposito, da uno studio di BCG è emerso che la diversità di idee tra i partecipanti che hanno utilizzato GPT-4 per compiti legati all’innovazione è inferiore del 41% rispetto al gruppo che non ha utilizzato tale tecnologia. Da non sottovalutare sono anche gli aspetti legati alla presenza di possibili bias nell’addestramento dei modelli di AI, ai risvolti etici e alla compliance con le normative vigenti in termini di privacy dei dati. Nel portare avanti questo cambiamento non vanno sottovalutate le resistenze da parte delle persone, specialmente se non ripongono fiducia nelle previsioni prodotte dagli algoritmi.
HR Directorate Research
Il workshop è proseguito con la presentazione di alcuni dati provenienti da rilevazioni dell’Osservatorio sul tema. Dall’indagine sulle Direzione HR emerge un dato interessante. La diffusione di soluzioni di Intelligenza Artificiale generativa sta di fatto incentivando la sperimentazione da parte dei team HR di nuove tecnologie. Fino allo scorso anno sistemi di Intelligenza Artificiale erano poco diffusi all’interno della Direzione HR.
Oggi, invece, circa il 40% delle Direzione HR sta sperimentando l’utilizzo di soluzioni di AI generativa. In quali ambiti? In primis per le attività di ricerca di candidati (es. per scrivere le job description) e nell’area della formazione (es. per progettare contenuti formativi). Il principale beneficio riscontrato è il miglioramento dell’efficienza e della produttività nello svolgimento delle attività. Quali sono invece le barriere che ne frenano l’adozione? Principalmente le scarse competenze delle persone nell’utilizzare questi strumenti e la capacità dell’organizzazione di guidare e supportare questo cambiamento.
Quale ruolo gioca la Direzione HR in questa trasformazione? Dall’analisi emerge che il compito principale dell’HR è quello di accompagnare le persone nell’evoluzione delle proprie competenze e del proprio ruolo all’interno dell’organizzazione. L’intelligenza Artificiale generativa avendo il potenziale di automatizzare attività e di migliorarne altre ha pone una grande sfida per la Direzione HR: comprendere come riprogettare i ruoli delle persone affinché non diventino obsoleti e traggano i maggiori benefici da queste nuove tecnologie.
Research on workers
La Ricerca dell’Osservatorio ha coinvolto anche un panel rappresentativo di 1500 lavoratori del contesto italiano, white e blue collar. Circa una persona su quattro utilizza già strumenti basati sull’Intelligenza Artificiale generativa per svolgere le proprie attività lavorative, seppur in misura variabile. La percentuale aumenta notevolmente tra i membri della Generazione Z, dove l’utilizzo raggiunge più di una persona su due.
Nello specifico, per cosa viene utilizzata l’AI Gen? Una varietà di attività: dalla scrittura di documenti alla generazione di idee e analisi dei dati, anche se larga parte del campione utilizza la tecnologia come sostituta dei motori di ricerca, non sfruttandone quindi a pieno le potenzialità. Riguardo alla percezione delle persone rispetto alla tecnologia, emerge un quadro variegato: circa la metà del campione si dice preoccupata che il proprio lavoro diventi precario o di perdere impiegabilità futura nel mercato del lavoro, mentre l’altra metà la vede come un’opportunità per migliorare le proprie competenze e lavorare più efficientemente.
Tra i benefici, l’Osservatorio rileva un allineamento tra le percezioni dei lavoratori e delle Direzioni HR: l’enfasi è sull’aumento della produttività e dell’efficienza. Per le persone emerge, poi, il tema della riduzione dei carichi di lavoro, indicando un possibile impatto positivo sulla salute mentale e sul loro benessere. Inoltre, dall’indagine emerge un forte interesse da parte delle persone a formarsi su queste tecnologie: la maggioranza, infatti, esprime il desiderio di partecipare a corsi di formazione in materia.
What prospects then for the future?
Nella fase conclusiva della presentazione, l’Osservatorio ha sottolineato come l’Intelligenza Artificiale in questo momento storico possa aiutare le organizzazioni su due fronti. Da un lato può aiutare a rispondere al problema del Talent Shortage, ovvero la mancanza di professionalità con le competenze ricercate, molto forte su alcuni profili, soprattutto con elevate competenze digitali.
In che modo? Automatizzando le attività ripetitive e liberando così tempo ed energie per attività a maggior valore aggiunto. Inoltre, l’utilizzo di sistemi di AI può portate anche a una minore dipendenza da professionalità difficili da reperire sul mercato, abilitando alcuni lavoratori a svolgere attività per cui altrimenti non avrebbero le competenze.
Dall’altro lato l’utilizzo di sistemi di Ai può facilitare anche la riprogettazione dei contesti organizzativi favorendo il benessere delle persone e l’attrattività delle organizzazioni. In che modo? Bilanciando i carichi di lavoro, favorendo la sperimentazione di nuovi modi di organizzare il lavoro come la settimana corta e aumentando l’attrattività per le nuove generazioni.
To adequately accompany this transformation, the individual efforts of individuals, organisations and the country system are not enough. Teamwork is needed to design an effective strategy and not miss this opportunity.